Samenvatting

Het woord archief gebruik je voor

•      de verzameling van informatiedragers;

•      de (fysieke) plaats waar de documenten worden bewaard.

Er zijn twee belangrijke functies van een archief:

·     geheugenfunctie;

·     bewijsfunctie.

Archiveren is het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. Voor het goed functioneren van een onderneming is een archief onmisbaar.

Voor documenten die de Belastingdienst moet kunnen inzien, geldt een bewaartermijn van 7 jaar.

Archieven kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld, afhankelijk van de volgende vragen:

·     Wie gebruikt het archief?

·     Wat is de mate van gebruik van het archief?

·     Wat is de vorm van het archief?

·     Hoe is de toegankelijkheid van het archief?

Bij beveiliging draait het niet alleen om het beveiligen van de archiefruimte tegen brand, inbraak en wateroverlast. Het gaat ook om de vraag: Wie mag welke documenten inzien?

In de privacywet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat hoe en wanneer je persoonsgegevens mag bewaren en welke rechten personen hebben met betrekking tot hun gegevens.